良いプレゼンテーションを行うための必要な準備と内容構成

プレゼンテーションを行う男性の画像

聴衆分析

まずは、プレゼンをする相手がどのような聴衆であるかを十分に知る必要があります。
聴衆の地位、年齢、性別、価値観、人数など、いろいろな面から分析することが必要になります。
それには、下記の3つのポイントをおさえる必要があります。

・聴衆のデータを知る
年齢構成、性別、教育程度、文化的なバックグラウンド、あるいは仕事上の立場、地位などを調べておきます。

・知識レベル
たとえば「新しいコンピュータシステムの導入」のプレゼンテーションを行う場合、相手が社長や経営者なら詳しい機能の説明は必要ないでしょう。
トップはコンピュータに関する使用法やシステムについての知識はあまり必要ない場合が多いからです。
一方、現場のSEやオペレーターに対しては、運営上の可能性や使用法、詳しい機能を説明せねばなりません。

・聴衆の態度
あなたに好意的な人、さらに否定的な人、最終決定権者は誰か、というようなことも事前に知っておくことが必要です。
決定権はないが、すぐ反対意見を言いたがる人がいる場合には事前の根回しも必要になるでしょう。


プレゼンテーションの内容構成

まずは「何のプレゼンテーションか」「日時」「どこでやるか」など、プレゼンテーションに関する基本事項を知ることが必要です。
その後、プレゼンテーションの企画を行うわけです。

基本事項は、5W1Hで情報獲得をします。
具体的には下記のようになります。

When:何月何日、何時から何時まで行うか?
Where:どこで行う?プレゼンテーションの会場はどこか?
Who:出席者は誰か?
What:プレゼンテーションの内容はなにか?
Why:なぜ、このプレゼンテーションを行うのか?
How:どのように行うか?使用機材は?


プレゼンテーションの目的

5W1Hのうち、どこから手をつけたらよいでしょうか。
普通、私たちは「What」、つまりなにを話せばよいかということを考えようとします。
しかし、なにを話せばよいのか最初から順序立ててかんがえるのは間違いです。

まずはじめにすることは、なんのためにこのプレゼンテーションを行うかを決めることです。
30分のプレゼンテーションを行う場合、30分後にどのような状態になっていればよいのか、プレゼンテーションで得たい結果は、など、なんのためにプレゼンを行うのかをまず、自問してみることです。

行くべき方向が決まれば、次に目標を決めます。
目標は具体的に何をお願いしていくのか、何を承認してもらうのか、という詳細です。


骨組みを考える

内容構成というと、まず導入部分から考え始める人が多いようですが、導入部分は後で考えます。
導入部分は、多くの場合「骨組み」から派生して生まれるものです。
よってプレゼンテーションにおいては、常に「骨組み」を最初にまとめることが最優先事項となります。

プレゼンテーションで主に述べたいことをいくつか書き出し、それらを絞り込み、まとめていきます。
具体的には、プレゼンテーションのテーマが「課の経費予算を20%アップする」という提案を行うことであった場合、

・当課では最新のコンピュータシステムの導入が必要
・当課のシステム開発には5人のプログラマーが必要
・そのために毎月1500万円の財源が必要

のようなメインポイントをあげ、それを納得して受け入れてもらうための材料として、補助的な説得ポイントを抽出して整理します。
上記の例から説得ポイントを抽出すると、

・旧システムが老朽化し、高率が悪化している
・専任のプログラマーを養成すれば経費が節減できる
・新技術によってより良い品質に実現が可能である
などです。


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